Recrutement d'un(e) assistant(e) administratif(ve) pour l'école communale

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Description de la fonction

Afin de renforcer l’équipe administrative chargée de l’aide administrative au Directeur des Ecoles, l’Administration communale est à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif(ve) qui sera le collaborateur immédiat du Directeur dans le domaine de la gestion administrative de l’école. Il/elle fera partie intégrante de l’équipe éducative. A ce titre, il/elle aura des contacts réguliers avec les instituteurs, les parents et les élèves.

Sous l’autorité de la direction elle-même sous l’autorité du Pouvoir organisateur, l’assistant(e) administratif(ve) est le collaborateur immédiat du chef d’établissement. A ce titre, il permet à la direction d’accomplir ses missions pédagogiques et participe à la vie scolaire.

Tâches principales

L’assistant(e) administratif(ve) sera notamment chargé(e) de :

• Recevoir et filtrer les appels téléphoniques et les visites ;
• Gérer le courrier et les courriels ;
• Rédiger des courriers à destination des parents et des notes internes à destination de l’équipe éducative ;
• Assurer la tenue des documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement des établissements et de la correspondance qui s’y rapporte ;
• Constituer et tenir à jour les dossiers administratifs du personnel enseignant ;
• Préparer les dossiers administratifs individuels des enseignants dans le programme CREOS, notamment : entrée en fonction, fin de fonction, diplôme, congés de maladie, formations, etc. ;
• Préparer les dossiers administratifs individuels des élèves (inscription, changement d’école, attestations diverses, encodage élèves, etc.) ;
• Transmettre aux autorités compétentes les documents relatifs à ces dossiers ;
• Gérer la production, la diffusion, le classement et l’archivage des documents administratifs ;
• Participer à la diffusion et à la rédaction d’avis ou de communications relatives à l’organisation interne ;
• Photocopies direction et enseignants ;
• Commande des repas chauds ;

Compétences (liste non-exhaustive)

• Avoir d’excellentes compétences en communication orale et écrite, y compris la rédaction de courriers et de courriels ;
• Savoir maîtriser les outils classiques de bureautique (type Word, Excel, Power Point) ; 
• Travailler de manière rigoureuse ;
• Avoir le sens de la solidarité avec ses collègues ;
• Avoir le sens des responsabilités et l’esprit d’initiative ;
• Faire preuve de discrétion, d’honnêteté et de déontologie ;
• Anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier, gérer les urgences et les priorités ;
• Faire preuve d’une capacité d’accueil et d’une capacité d’apaiser les tensions ;
• Connaître l’organisation des structures de l’enseignement ;
• Connaître la réglementation communale de base et le fonctionnement d’une commune en général ;
• Connaître la réglementation en vigueur au niveau de l’enseignement subventionné, tant pour les enfants que pour les enseignants ;
• Etre capable de tenir un échéancier et pratiquer des techniques de classement ;
• Connaître précisément les textes relatifs aux congés, disponibilités et absences ;
• Rechercher les informations nécessaires à la gestion des dossiers ;
• Optimiser son temps de travail ;
• Respecter les délais fixés ;
• Etre capable d’analyser et de synthétiser les informations, capacité à gérer l’ensemble des tâches dans un délai imposé et faire preuve d’organisation ;
• Etre autonome, polyvalent, flexible, dynamique, motivé et faire preuve d’adaptabilité ;
• S’engager à suivre les formations nécessaires au bon fonctionnement des écoles (notamment les programmes informatiques Créos, Etnic, etc.) ;
• Excellente résistance au stress ;
• Bon contact avec le public ;
• Ponctualité ;
• Politesse et maîtrise de soi ;

Profil et conditions d’accès

• Etre titulaire au minimum d’un CESS ;
• Etre titulaire du permis de conduire B et disposer d’un véhicule ;
• Avoir une bonne présentation ;
• Disposer d’une expérience dans le domaine de l’enseignement de minimum 2 années ;
• Une expérience dans une Administration publique constitue un atout ;
• Disposer d’une très bonne maîtrise des outils informatiques ;
• Réussir un examen de recrutement consistant en une épreuve écrite et une épreuve orale. Condition de réussite : 50 % dans chacune des épreuves et cote requise de 60% pour l’ensemble des épreuves.

Contrat

• Contrat à durée déterminée de 12 mois à raison de 12h45’/semaine ;
• Chèques-repas
• Echelle D2

 

Conditions de recrutement

• Un C.V. et une lettre de motivation
• Une copie du diplôme
• Un extrait de casier judiciaire
• Une copie recto/verso de la carte d’identité
• Une copie du permis de conduire

 

Le dossier de candidature doit être envoyé à Monsieur Pierre CHRISTIAENS, Directeur général f.f., Administration communale de Donceel, Rue Caquin, 4, à 4357 Donceel ou par e-mail à l’adresse suivante : pierre.christiaens@donceel.be pour le 20 septembre 2021 au plus tard.

Planning :

• 20/09/21 : clôture des candidatures
• 24/09/21 : examen écrit à l’Administration communale
• 29/09/21 : installation du candidat retenu.

 

Par le Collège communal,
Le directeur général ff,   Le Bourgmestre,

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